Datenschutzerklärung

Version 1.1 · Stand: 21.10.2026

1. Verantwortlicher

2. Vertreter in der EU (Art. 27 DSGVO)

[Name, Anschrift, E-Mail des EU-Vertreters – wird ergänzt]

3. Überblick

DS Prime ist eine Software für Liefer-Dienstleister (B2B). Für Daten unserer Website-Besucher und Kundenkonten sind wir Verantwortlicher. Für Daten, die Kunden über ihre Fahrer, Mitarbeiter und Fahrzeuge in DS Prime verarbeiten (einschließlich KFZ Prime), handeln wir als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Kunden (siehe AVV).

4. Verarbeitete Daten und Zwecke

• Website-Aufruf: technisch notwendige Server-Protokolle (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, Browser) zur Auslieferung und Sicherheit – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Besuchsstatistik (optional): nur mit Ihrer Einwilligung speichern wir eine zufällige Besucher-Kennung im Browser und erfassen Seitenaufrufe und Klicks auf unseren eigenen Servern – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG. Widerruf jederzeit über „Cookie-Einstellungen“.
• Benutzerkonto: Name, E-Mail, Passwort (nur als Hash gespeichert), Firmenname und -anschrift, Rolle, Profilbild – Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Anmeldung mit Google (optional): Name, E-Mail und Profilbild von Google.
• Kundendaten in der Anwendung: Fahrer- und Mitarbeiterdaten (Name, Kontakt, Personalnummer, Urlaub/Krankheit, Arbeitszeiten, Leistungskennzahlen), Fahrzeug- und Telematikdaten (Kennzeichen, VIN, Kilometerstand, Tankstand, Standort), Unfall- und Fahrzeugfotos, Dokumente, lohnbezogene Auswertungen.
• Zahlungen: Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland). Dabei werden Rechnungs- und Zahlungsdaten (Firma, Anschrift, E-Mail, Zahlungsmittel) an Stripe übermittelt – Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Kartendaten werden ausschließlich von Stripe verarbeitet.
• Kontaktformular / Vertrieb: Angaben, die Sie uns senden – Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO.
• Transaktions-E-Mails: z. B. Willkommens-, Passwort- und Benachrichtigungs-E-Mails.
• Protokolle: Änderungs- und Fehlerprotokolle zur Nachvollziehbarkeit und Sicherheit.

5. Erforderliche Daten

Für den Vertragsschluss und die Nutzung sind Name, E-Mail, Firmenname und -anschrift sowie Rechnungsdaten erforderlich. Ohne diese Angaben kann kein Konto eingerichtet werden. Alle weiteren Angaben sind freiwillig bzw. hängen von den genutzten Funktionen ab.

6. KFZ Prime (Fahrzeugprüfungen)

Über KFZ Prime erfassen Fahrer unserer Kunden Fahrzeugprüfungen: Name des Fahrers, Fahrzeug (Kennzeichen, VIN), Fotos, Kilometerstand, Zustandsangaben und Zeitstempel. Für Fotos wird mit Ihrer Erlaubnis die Kamera im Browser genutzt; Bilder werden erst beim Absenden hochgeladen. Verantwortlicher ist der jeweilige Kunde (Arbeitgeber); wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter.

7. Community

Die Community ist ausschließlich verifizierten Inhabern von Kundenunternehmen zugänglich. Verarbeitet werden Profilangaben, Beiträge, Kommentare, Reaktionen und private Nachrichten. Beiträge sind für andere verifizierte Inhaber sichtbar, private Nachrichten nur für die Beteiligten. Eigene Inhalte können jederzeit gelöscht werden; mit Löschung des Kontos werden sie entfernt – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Empfänger und Dienstleister

Datenbank und Dateien werden bei Supabase in Frankfurt am Main, Deutschland (EU), gespeichert (Region eu-central-1). Einige Dienste werden nur aktiv, wenn ein Kunde die jeweilige Integration verbindet.

• Supabase Inc. – Datenbank, Anmeldung, Dateispeicher und Server-Funktionen (Speicherort Frankfurt am Main, Deutschland).
• Lovable – Hosting der Web-Anwendung und Versand von Transaktions-E-Mails (Lovable Emails).
• Stripe Payments Europe, Ltd. – Zahlungsabwicklung.
• Google – optionale Anmeldung mit Google; KI-Modelle (Gemini) für KI-Auswertungen, angebunden über das Lovable AI Gateway.
• Mapbox Inc. – Kartendarstellung (Fahrzeugstandorte).
• Geotab – Telematikdaten, nur wenn vom Kunden verbunden.
• Kenjo – HR- und Anwesenheitsdaten, nur wenn vom Kunden verbunden.

9. Übermittlung in Drittländer

Der Anbieter hat seinen Sitz in den Vereinigten Arabischen Emiraten. Für die VAE besteht kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Übermittlungen an den Anbieter erfolgen auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO); eine Kopie erhalten Sie auf Anfrage unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

Einige der genannten Dienstleister haben ihren Sitz in den USA. Übermittlungen erfolgen auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist, oder auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).

10. KI-Funktionen

Einzelne Auswertungen (z. B. Zusammenfassungen) werden auf Anforderung des Nutzers an ein KI-Modell übermittelt. Es erfolgen keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

11. Speicherdauer

• Server-Protokolle: 30 Tage.
• Änderungs- und Audit-Protokolle: Vertragslaufzeit zuzüglich 1 Jahr.
• Kontodaten: für die Dauer des Vertrags.
• Kundendaten: Löschung 30 Tage nach Vertragsende gemäß AVV, sofern keine Aufbewahrungspflicht besteht.
• Rechnungen und Buchungsbelege: 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB).
• Statistikdaten werden anonymisiert ausgewertet.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) sowie auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Fahrer und Mitarbeiter unserer Kunden wenden sich bitte zuerst an ihren Arbeitgeber.

13. Lokale Speicherung, Service Worker und App-Cache

Wir speichern technisch notwendige Informationen im Browser (Anmeldestatus, Spracheinstellung, Ansichtseinstellungen). Als installierbare Web-App (PWA) nutzt DS Prime einen Service Worker, der Programmdateien zwischenspeichert, damit die App schnell lädt und bei schwacher Verbindung funktioniert; dies ist technisch notwendig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die Besucher-Kennung für Statistiken wird nur nach Einwilligung gesetzt. Wir verwenden keine Werbe- oder Drittanbieter-Tracker.